如何限制企业内部文件外发 (存储设备外发记录)

存储设备外发记录

某大型科技公司，因业务需要，需要将一批敏感的客户数据通过存储设备（如移动硬盘）传递给合作伙伴。在数据传输过程中，存储设备意外丢失，导致大量客户数据泄露，给公司带来了巨大的经济损失和声誉损害。

为了防范类似事件再次发生，该公司决定加强存储设备外发管理。

一、存储设备外发记录的重要性

存储设备一般指硬盘、U盘、光盘等，它的重要性体现在以下几个方面：

1、追溯性 ：通过外发记录，可以追溯存储设备的流向，确保设备在传输过程中不被滥用或丢失。

2、安全性 ：对存储设备的外发进行严格管理，可以有效减少数据泄露的风险，保障公司数据的安全。

3、规范性 ：建立外发记录制度，可以使存储设备的管理更加规范、有序，提高工作效率。

二、如何建立存储设备外发记录

使用安企神软件来对存储设备进行管理。

具体操作有以下几项：

1、打开USB文件操作审计功能

2、对USB文件操作进行记录

3、打开文件操作记录审计功能

4、打开文件备份功能

三、如何加强存储设备外发管理

1、限制设备使用范围： 明确存储设备的使用范围，防止设备被滥用或丢失。

如安企神软件可以对U盘的使用进行控制：

2、加强员工培训： 提高员工对存储设备外发管理的认识和重视程度，增强安全意识。

3、建立奖惩机制： 对违反存储设备外发管理制度的行为进行惩罚，对表现优秀的员工进行奖励。

办公环境下，核心文件在公司内部随意流转很容易导致原有的文件被流出导致泄密，这种情况下对员工电脑的文件操作行为进行合理管控显得尤为重要。

企业文件外发安全管控，可以借助安企神上网行为管理软件对其下发相应的管理措施，结合上网行为管控+电脑监控结合的方式，实现内网安全，防止泄密事件的发生。

如果我们处在一般的办公环境中，各员工电脑均可联网，多重的外发途径可能会阻碍我们控制文件外发的工作，一刀切彻底阻断员工电脑向外传输信息的途径显然是不合理的。安企神可针对不同的外发端口为用户提供需要阻断的外发途径。

比如通过安企神监控到的员工上网行为中某员工通过网盘上传的方式备份了大量的核心文件，其他的外发途径中未见敏感内容，针对这一条审计信息我们直接可以判断该员工上传到网盘的信息极有泄密可能，可直接通过安企神限制员工上传文件到网盘的行为。并且从一系列的社会信息或者办公环境中了解到员工超过90%以上的网盘使用行为都是与工作无关的，结合对该员工的上网行为审计信息对其制定专属的文件外发管控规则。规则的设定不是单一的，可针对不同的需求对外发途径中加以限制。比如聊天工具、软件、网页、移动存储设备、网盘等。限制规则同时适用于对文件大小、类型的限制。

安企神作为一款可以控制文件外发的电脑监控软件，审计内容精准全面更加有利于我们获取员工的上网内容，评估上网行为。管控力度强大更加帮助我们制定严格的管理规则，防止泄密员工泄密的事件发生。

公司的很多重要机密文件是不允许员工随意发送的，但很多公司仍然没有一个好的外发审批机制，今天教大家如何查看员工的文件外发记录以及如何建立完善的外发审批流程。

怎么查看员工的文件外发记录

首先打开安企神软件，在软件首页依次点击【策略模板管理】>【网络审计】，在页面右侧的策略内容中按照下图所示进行勾选。

设置完成后员工外发的一切文件都会被记录下来，如果有一些重要的涉密文件不想让员工随意发送，但是该文件又需要部分员工使用，因此就需要建立完善的外发审批流程对文件的外发进行管控。
如何建立完善的外发审批流程

1、点击软件顶部菜单中的【工具箱】找到【审批流程库】，点击如图所示的【添加审批模板】。

2、点击开始和结束中间的+号添加审批环节，再添加审批环节中可以选择审批人，审批人可以是一个人也可以是多个人，然后选择审批模式。审批模式分为简单审批和严格审批，严格审批需要审批环节中的所有审批人都同意才能外发，简单审批只需要审批环节中一个审批人同意即可完成外发。

3、新建完外发流程库后，回到首页依次点击【策略模板管理】>【审批流程】>【+】添加审批流程即可。

企业办公通常需要进行大量文件数据交换，除了内部部门之间的，还会和更多外部合作伙伴进行。比如向供应商提供产品设计图纸、向经销商提供市场营销资料、向甲方提供工程设计方案、向管理机构提交业务数据和报告等等。
在数据文件外发的过程中，企业目前主要会使用到邮件、FTP系统、企业网盘等，甚至还会大量采用人工方式，通过存储介质或者IM工具进行数据传递，在实际应用中存在诸多问题：无法保障数据外发的合规性，加大数据流失泄露的风险，缺乏对已发出数据的有效控制，无法对外发行为进行控制和审计，事实上造成了数据外发的“体外循环”，同时也无法控制数据流向和跟踪结果。在有网络隔离的企业中，缺乏可操作性。
安企神软件可以建立有效的文件外发审批制度，有效管理外发乱象。
1、点击安企神软件上方菜单中的【工具箱】>【审批流程库】>【添加审批模板】选项，新建审批流程模板。

2、点击【+】号，添加审批流程模板。

3、在审批环节中填写环节名并勾选审批人，然后选择审批模式。审批模式分为两种，分别是严格审批模式和简单审批模式，严格审批模式下文件外发需流程中所有审批人审核通过才能外发，简单审批模式下仅需要流程中任一审批人审核通过即可外发。

4、在软件的系统策略模板中，添加新建的审批流程。

部署安企神软件使得文件外发流程合规，保障数据安全的同时，还能对内外部外发文件进行统一管理，提升时效性和可靠性，并且软件私有化部署，高效，安全。

公司内重要数据被员工肆意外发，是很多公司管理者比较头疼的问题，今天小编教大家如何建立企业文件外发申请制度，规范企业文件外发申请流程。
如何建立企业文件外发申请制度
1、在企业内部安装安企神软件，点击上方菜单栏中的【工具箱】>【审批流程库】>【添加审批模板】选项，建立审批流程。如下图：

2、点击【+】号，添加审批流程模板。

3、在审批环节中填写环节名并勾选审批人，并选择审批模式。严格审批模式下文件外发需流程中所有审批人审核通过才能外发，简单审批模式下仅需要流程中任一审批人审核通过即可外发。

4、在系统策略模板中，添加刚才新建的审批流程即可。

通过以上方法就可以规范企业文件外发的申请流程，设置后的文件外发全部需要外发审批，未审批的文件都是外发不出去的。